Zásady zpracování osobních údajů – aha.legal
informace podle čl. 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 („GDPR“)
Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje jako správce: údaje o našich zákaznících, uživatelích jejich účtů a návštěvnících webu aha.legal.
Kdo je správce
Roboprávník s.r.o., IČO: 234 41 402, DIČ: CZ23441402, se sídlem Myslínova 3129/81, Královo Pole, 612 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 145950, jednatel Martin Strnad.
Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@robopravnik.cz, +420 733 144 477, nebo poštou na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to GDPR neukládá.
Kdy nejsme správcem
Obsah, který do aha.legal vkládají naši zákazníci (spisy, dokumenty, kontakty na klienty, výkazy práce, faktury, KYC/AML dokumentace), zpracováváme pouze jako zpracovatel na pokyn zákazníka. Správcem je advokátní kancelář nebo jiný zákazník. Toto zpracování upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů.
Jste-li klientem, protistranou nebo jinou osobou, jejíž údaje eviduje advokátní kancelář v aha.legal, obracejte se se svými dotazy a žádostmi na tuto kancelář. Obdržíme-li vaši žádost, předáme ji jí.
Samostatnou službu Roboprávník, kterou si zákazník může k aha.legal připojit, upravují její vlastní zásady.
1. Jaké údaje zpracováváme
| Kategorie | Příklady |
|---|---|
| Identifikační a kontaktní údaje | jméno, příjmení, pracovní e-mail, telefon, funkce, obchodní firma, IČO, DIČ, fakturační adresa |
| Údaje o účtu | uživatelské jméno, role a oprávnění, nastavení, datum registrace, stav zkušební verze a předplatného, při přihlášení přes Microsoft také identifikátor uživatele a tenantu |
| Fakturační a platební údaje | vystavené doklady, částky, historie plateb, identifikátor zákazníka a platebního prostředku u Stripe, typ karty a poslední čtyři číslice (celé číslo karty zpracovává pouze Stripe) |
| Technické a provozní údaje | IP adresa, identifikátor relace, typ prohlížeče, jazyk, časy přihlášení, záznamy o bezpečnostních událostech, provozní metadata (objem dat, chybové stavy) |
| Komunikace | e-maily, telefonáty a požadavky na podporu |
Desktopová ani mobilní aplikace aha.legal nám neodesílají telemetrii ani údaje o používání.
2. Účely, právní základy a doby uchování
| Účel | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|
| Uzavření a plnění smlouvy, vedení účtu, zkušební verze | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) | po dobu trvání smlouvy a období pro export dat |
| Technická podpora | plnění smlouvy; oprávněný zájem na řešení dotazů (písm. f) | 2 roky od uzavření požadavku |
| Fakturace a účetnictví | plnění právní povinnosti (písm. c) | účetní záznamy 5 let, daňové doklady 10 let |
| Zabezpečení služby a prevence zneužití | oprávněný zájem na bezpečném provozu (písm. f) | provozní logy 90 dnů, záznamy o incidentech až 3 roky |
| Zabránění opakovanému čerpání zkušební verze | oprávněný zájem (písm. f) | 12 měsíců od skončení zkušební verze |
| Provoz a rozvoj služby na základě provozních metadat | oprávněný zájem na zlepšování služby (písm. f) | po dobu trvání smlouvy, poté pouze v anonymizované podobě |
| Provozní sdělení (změny podmínek, údržba, bezpečnost) | plnění smlouvy (písm. b) | po dobu trvání smlouvy |
| Ochrana právních nároků | oprávněný zájem (písm. f) | do uplynutí promlčecí lhůty (3 roky) a 1 roku na případné doručení žaloby; po dobu řízení déle |
Uvedení identifikačních, kontaktních a fakturačních údajů je smluvním požadavkem. Bez nich vám službu nemůžeme poskytnout.
Nepoužíváme žádné automatizované rozhodování ani profilování s právními či obdobně závažnými účinky.
3. Odkud údaje získáváme
- Přímo od vás při registraci, používání služby a komunikaci s námi.
- Od vašeho zaměstnavatele nebo kanceláře, která vám zřídila uživatelský účet (jméno, pracovní e-mail, role).
- Od společnosti Microsoft, přihlásíte-li se účtem Microsoft 365 (jméno, e-mail, identifikátor uživatele a tenantu).
- Od společnosti Stripe (stav a výsledek platby, ověření karty).
4. Komu údaje předáváme
Službu provozujeme na vlastních serverech v České republice. Osobní údaje zpřístupňujeme pouze těmto příjemcům:
- Google Cloud EMEA Limited (Irsko) – ukládání šifrovaných záloh; Google nemá k obsahu záloh přístup, protože šifrovací klíče spravujeme pouze my (zpracovatel).
- Google Cloud EMEA Limited (Irsko), služba Google Workspace – odesílání systémových e-mailů (obnova hesla, notifikace) a naše e-mailová komunikace s vámi (zpracovatel).
- Stripe Payments Europe, Limited (Irsko) – zpracování plateb a ověření karet. Stripe pro účely platebních služeb, prevence podvodů a plnění svých zákonných povinností vystupuje jako samostatný správce podle zásad ochrany soukromí Stripe.
- Účetní a daňoví poradci, advokáti – v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností a ochranu nároků; jsou vázáni mlčenlivostí.
- Orgány veřejné moci – pouze na základě právního předpisu.
Aktuální seznam zpracovatelů je zveřejněn na aha.legal/subprocesori.
5. Předávání mimo EU
Vaše údaje zpracováváme na serverech v České republice. Zálohy ukládáme u společnosti Google v umístění podle jejího nastavení; jsou zašifrovány před odesláním a Google ke klíčům nemá přístup. E-mailovou komunikaci zajišťuje Google Workspace. Google může údaje zpracovávat i mimo EU/EHP; předání je zajištěno certifikací Google LLC v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework a standardními smluvními doložkami. Stripe může jako samostatný správce předávat platební údaje do USA společnosti Stripe, Inc., která je rovněž certifikována v rámci Data Privacy Framework; podrobnosti uvádí Stripe ve svých zásadách.
6. Soubory cookie
Používáme pouze technicky nezbytné cookies. Podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, k nim nepotřebujeme váš souhlas. Nepoužíváme analytické ani marketingové cookies.
| Název | Poskytovatel | Účel | Platnost |
|---|---|---|---|
sessionid |
aha.legal | přihlášení a udržení relace | do odhlášení, nejvýše 2 týdny |
csrftoken |
aha.legal | ochrana proti podvržení formulářů (CSRF) | 1 rok |
__stripe_mid |
Stripe | prevence podvodů při platbě, pouze na stránkách registrace a plateb | 1 rok |
__stripe_sid |
Stripe | prevence podvodů při platbě, pouze na stránkách registrace a plateb | 30 minut |
Cookies můžete smazat nebo zablokovat v nastavení prohlížeče. Bez nich se však nepřihlásíte ani nedokončíte platbu.
7. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Žádost můžete poslat na info@robopravnik.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech může být lhůta prodloužena o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat.
Právo vznést námitku. Zpracováváme-li vaše údaje na základě oprávněného zájmu, můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Poté údaje dále nezpracujeme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převáží nad vašimi zájmy, nebo jde o ochranu právních nároků.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, nebo u dozorového úřadu ve státě svého bydliště či pracoviště.
8. Zabezpečení
Data chráníme mimo jiné šifrováním přenosu (TLS 1.2+), šifrováním dat v klidu a záloh (AES-256) s klíči pod naší výhradní kontrolou, hashováním hesel, řízením přístupu podle rolí a dvoufaktorovým ověřením. Na našich serverech neběží žádný jazykový model.
9. Změny zásad
O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo v aplikaci.