Obchodní podmínky služby aha.legal

Tyto obchodní podmínky („Podmínky“) upravují poskytování cloudové služby aha.legal pro správu agendy advokátních kanceláří a dalších poskytovatelů odborných služeb („Služba“), dostupné na adrese aha.legal a v souvisejících aplikacích („Aplikace“).

---

I. Úvodní ustanovení a definice

1.1. Poskytovatelem Služby je Roboprávník s.r.o. („Poskytovatel“), který Službu provozuje pod označením „aha.legal“.

1.2. Zákazníkem je podnikatel, který si Službu objedná pro svou podnikatelskou nebo profesní činnost („Zákazník“; Poskytovatel a Zákazník společně „Strany“). Služba není určena spotřebitelům.

1.3. Smlouva mezi Stranami („Smlouva“) se skládá z (a) případného individuálního písemného ujednání, (b) Smlouvy o zpracování osobních údajů („DPA“), která tvoří Přílohu č. 1 těchto Podmínek, a (c) těchto Podmínek. V případě rozporu má přednost individuální ujednání, poté DPA ve věcech zpracování osobních údajů, poté tyto Podmínky.

1.4. Další pojmy:

• Uživatel – fyzická osoba, které Zákazník zřídil účet v Aplikaci (zejména zaměstnanec, advokát, koncipient, asistent či jiný spolupracovník);
• Data Zákazníka – veškerý obsah, který Zákazník nebo Uživatelé do Aplikace vloží, nahrají, synchronizují nebo v ní vytvoří, včetně dokumentů, spisů, kontaktů, výkazů, faktur, úkolů, poznámek, záznamů a souvisejících metadat;
• Tarif – rozsah funkcí a kapacit Služby podle ceníku zveřejněného na aha.legal;
• Soukromý trezor – provozní režim podle čl. 5.3, ve kterém jsou Data Zákazníka uložena v prostředí Microsoft 365 Zákazníka;
• Desktopová aplikace – aplikace aha.legal instalovaná na počítačích Uživatelů, včetně lokálních AI funkcí;
• Integrace – propojení Služby se službami třetích osob nebo se samostatnými službami Poskytovatele podle čl. VI.

II. Předmět Služby

2.1. Služba je cloudový systém pro vnitřní správu agendy Zákazníka, zahrnující zejména evidenci klientů, spisů a projektů, výkazy práce, fakturaci, správu dokumentů, úkoly a lhůty, kalendář, prověrky střetu zájmů, podporu plnění povinností KYC/AML, klientský portál a ekonomické přehledy. Konkrétní rozsah funkcí je dán Tarifem.

2.2. Poskytovatel uděluje Zákazníkovi po dobu trvání Smlouvy nevýhradní, nepřevoditelné a nepodlicencovatelné oprávnění užívat Aplikaci, včetně Desktopové aplikace a doplňků, pro vnitřní potřebu Zákazníka a v rozsahu Tarifu („Licence“). Cena Licence je zahrnuta v ceně Služby.

2.3. Zákazník je oprávněn zpřístupnit Aplikaci Uživatelům prostřednictvím individuálních účtů. Zákazník odpovídá za jednání Uživatelů jako za jednání vlastní.

2.4. Služba není poskytováním právních služeb ani účetního, daňového či auditorského poradenství. Poskytovatel neodpovídá za obsah dokumentů, výkazů, faktur a jiných výstupů vytvořených Zákazníkem. Odpovědnost za vedení spisu, dodržení lhůt, správnost vyúčtování a plnění stavovských a dalších právních povinností nese výlučně Zákazník.

2.5. Aplikace není archivem ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. ani náhradou povinností Zákazníka při uchovávání spisu a dokumentace podle předpisů o advokacii a předpisů proti legalizaci výnosů z trestné činnosti. Zákazník je povinen zajistit, aby data, která je povinen uchovávat po skončení Smlouvy (zejména dokumentaci KYC/AML po dobu 10 let), včas exportoval a uchoval.

III. Uzavření Smlouvy, zkušební verze a demo

3.1. Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy Poskytovatel potvrdí registraci Zákazníka. Při registraci Zákazník vyjádří souhlas s těmito Podmínkami a s DPA. Poskytovatel uchovává verzi Podmínek a DPA, se kterou Zákazník vyjádřil souhlas, a na vyžádání ji Zákazníkovi poskytne.

3.2. Každá registrace začíná zkušební verzí Tarifu Pro v délce 30 dnů („Zkušební verze“). Při registraci Poskytovatel prostřednictvím platební brány ověří platební kartu Zákazníka; ověření může zahrnovat dočasnou autorizaci nízké částky, která se neúčtuje.

3.3. Za Zkušební verzi se neplatí. Nezruší-li ji Zákazník nejpozději poslední den jejího trvání, přechází Smlouva automaticky do placeného Tarifu Pro s měsíčním zúčtovacím obdobím a cena se strhne z ověřené platební karty. Zákazník může před koncem Zkušební verze zvolit jiný Tarif nebo roční zúčtovací období. Nejpozději 7 dnů před koncem Zkušební verze Poskytovatel Zákazníkovi e-mailem připomene datum jejího konce, cenu, která bude účtována, a způsob zrušení.

3.4. Zruší-li Zákazník Zkušební verzi, bude přístup k účtu po jejím skončení omezen na čtení a export dat po dobu 30 dnů. Poté Poskytovatel Data Zákazníka smaže postupem podle čl. 14.6.

3.5. Demo bez registrace slouží pouze k vyzkoušení Aplikace s ukázkovými daty. Zákazník do něj nesmí vkládat skutečná osobní ani důvěrná data. Data v demu se pravidelně automaticky mažou a Poskytovatel za demo neposkytuje žádné záruky.

3.6. Zákazník nesmí vytvářet více účtů za účelem opakovaného čerpání Zkušební verze. Poskytovatel je oprávněn za tím účelem porovnávat registrační a platební údaje.

IV. Účty a zabezpečení

4.1. Zákazník je povinen uvádět pravdivé a úplné údaje a udržovat je aktuální.

4.2. Každý účet je určen jedné fyzické osobě; sdílení přihlašovacích údajů ani přístupových tokenů není přípustné. Zákazník odpovídá za zabezpečení přístupových údajů a za veškerou aktivitu provedenou prostřednictvím účtů Uživatelů.

4.3. Zákazník je povinen bez zbytečného odkladu deaktivovat účty a zneplatnit tokeny osob, které u něj ukončily činnost, a oznámit Poskytovateli podezření na neoprávněný přístup.

4.4. Dvoufaktorové ověření je dostupné všem Uživatelům včetně uživatelů klientského portálu; u účtů s rolí správce je povinné.

V. Umístění dat a provozní režimy

5.1. Ve standardním režimu jsou Data Zákazníka uložena a zpracovávána na serverech Poskytovatele umístěných v České republice. Data Zákazníka jednotlivých zákazníků jsou logicky oddělena.

5.2. Poskytovatel zálohuje Data Zákazníka podle čl. 12.4. Zálohy jsou před odesláním šifrovány klíči, které má pod kontrolou výhradně Poskytovatel, a ukládány u poskytovatele cloudového úložiště uvedeného v seznamu poddodavatelů. Tento poskytovatel nemá přístup k obsahu záloh v čitelné podobě.

5.3. V Tarifu Pro si Zákazník může zvolit režim Soukromého trezoru. V tomto režimu:

• (a) je databáze Zákazníka šifrována a spolu s dokumenty uložena ve složce Apps/aha.legal v OneDrive nebo SharePointu v tenantu Microsoft 365 Zákazníka;
• (b) Poskytovatel dešifruje databázi pouze v operační paměti svého serveru po dobu aktivní práce Uživatelů a po skončení relace ji z paměti odstraní; po tuto dobu je Poskytovatel zpracovatelem Dat Zákazníka podle DPA;
• (c) na serverech Poskytovatele zůstávají trvale pouze údaje nutné ke správě účtů, organizace, předplatného a provozu;
• (d) Microsoft není poddodavatelem Poskytovatele; vztah mezi Zákazníkem a společností Microsoft se řídí smlouvami Zákazníka s Microsoftem;
• (e) za dostupnost, zálohování, uchovávání a mazání dat v tenantu Microsoft 365 odpovídá Zákazník; Poskytovatel neodpovídá za ztrátu nebo nedostupnost dat způsobenou společností Microsoft, nastavením tenantu Zákazníka nebo zásahem do složky Apps/aha.legal. Poskytovatel z dat v Soukromém trezoru nepořizuje vlastní zálohy.

VI. Doplňky a integrace

6.1. Desktopová aplikace a lokální AI. Funkce umělé inteligence aha.legal (zejména přepis zvukových záznamů, sledování aktivity pro návrhy výkazů a lokální jazykové modely) běží výhradně na počítačích Uživatelů. Na serverech Poskytovatele neběží žádný jazykový model; nahrané dokumenty se na serverech zpracovávají pouze standardním OCR. Desktopová aplikace ani mobilní aplikace neodesílají Poskytovateli telemetrii; na server se přenášejí pouze výsledky, které Uživatel uloží do Aplikace (např. návrh výkazu nebo zápis).

6.2. Výstupy AI. Výstupy AI funkcí jsou pouze podpůrné, mohou obsahovat chyby a Zákazník je povinen je před použitím ověřit. Zákazník je ve vztahu k těmto funkcím zavádějícím subjektem ve smyslu nařízení (EU) 2024/1689 (AI Act) a odpovídá zejména za AI gramotnost svých Uživatelů. Informace o použitých modelech jsou uvedeny v dokumentaci Aplikace.

6.3. Roboprávník. Roboprávník je samostatná služba Poskytovatele, kterou může Zákazník k aha.legal připojit tlačítkem v nastavení. Bez aktivace Zákazníkem se do služby Roboprávník žádná data nepřenášejí. Po aktivaci se do služby Roboprávník přenášejí data v rozsahu, který Uživatelé pro konkrétní funkci zvolí. Užívání služby Roboprávník, včetně zpracování dat poskytovateli jazykových modelů, se řídí samostatnými podmínkami a smlouvou o zpracování osobních údajů služby Roboprávník, nikoli těmito Podmínkami. Zákazník může integraci kdykoli deaktivovat.

6.4. MCP a externí AI nástroje. Server Model Context Protocol je ve výchozím stavu vypnutý a může jej zapnout pouze správce Zákazníka. Připojí-li Uživatel ke Službě externí AI nástroj (např. Claude Desktop, Cursor nebo vlastního agenta), data, která si tento nástroj ze Služby vyžádá, opouštějí prostředí Poskytovatele a jsou zpracovávána poskytovatelem zvoleného nástroje. Toto zpracování není předmětem DPA a odpovídá za něj Zákazník, včetně posouzení souladu s povinností mlčenlivosti. Poskytovatel zajišťuje, že každý požadavek respektuje oprávnění daného Uživatele a je zaznamenán v auditním logu.

6.5. Microsoft 365. Přihlášení přes Microsoft Entra, doplněk pro Outlook a synchronizace s OneDrive či SharePointem využívají rozhraní společnosti Microsoft v tenantu Zákazníka. Poskytovatel neodpovídá za dostupnost a změny služeb Microsoftu.

6.6. Veřejné zdroje. Některé funkce dotazují veřejné rejstříky a seznamy (zejména ARES, ISIR, InfoSoud a NALUS, sankční seznamy EU a OSN). Tyto dotazy mohou obsahovat identifikační údaje zadané Uživatelem. Poskytovatel neodpovídá za správnost, úplnost a aktuálnost údajů z veřejných zdrojů.

VII. Data Zákazníka a duševní vlastnictví

7.1. Veškerá práva k Aplikaci, jejímu zdrojovému kódu, designu, dokumentaci, ochranným známkám a k databázi Aplikace jako celku náležejí Poskytovateli. Zvláštní právo pořizovatele databáze se nevztahuje na Data Zákazníka.

7.2. Data Zákazníka náležejí Zákazníkovi. Poskytovatel k nim nenabývá žádná práva nad rámec čl. 7.3.

7.3. Zákazník poskytuje Poskytovateli bezúplatné, nevýhradní a časově omezené oprávnění Data Zákazníka ukládat, zobrazovat, zálohovat, přenášet, technicky zpracovávat a zpřístupňovat Uživatelům, a to výhradně v rozsahu nezbytném k poskytování Služby, jejímu zabezpečení a odstraňování vad. Oprávnění zaniká ukončením Smlouvy, s výjimkou doby nezbytné pro postup podle čl. XIV.

7.4. Poskytovatel nepoužívá Data Zákazníka k vlastním obchodním účelům, marketingu, profilování, tvorbě odvozených produktů ani k trénování, ladění či hodnocení modelů umělé inteligence, a to ani v anonymizované či agregované podobě.

7.5. Poskytovatel je oprávněn zpracovávat provozní metadata Služby (objem dat, počty přihlášení, chybové stavy, výkonnostní ukazatele) pro účely provozu, zabezpečení a rozvoje Služby. Tato metadata neobsahují obsah Dat Zákazníka.

7.6. Podněty a návrhy Zákazníka k rozvoji Služby může Poskytovatel bezúplatně využít.

VIII. Mlčenlivost

8.1. Poskytovatel bere na vědomí, že Data Zákazníka mohou podléhat zákonné povinnosti mlčenlivosti, zejména podle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, § 43a a § 43e zákona o spolkové advokacii (BRAO) ve spojení s § 203 německého trestního zákoníku (StGB), nebo § 23 zákona č. 586/2003 Z. z., o advokácii.

8.2. Poskytovatel se zavazuje zachovávat mlčenlivost o Datech Zákazníka a o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti se Službou, a to bez časového omezení. Poskytovatel písemně zaváže k mlčenlivosti všechny osoby, které mohou přijít do styku s Daty Zákazníka, a poučí je o trestněprávních důsledcích jejího porušení.

8.3. Poskytovatel bere na vědomí, že (a) je povinen zachovávat mlčenlivost o cizích tajemstvích, která se mu v souvislosti se Službou stanou známými, (b) jeho porušení může být trestné, zejména podle § 203 odst. 4 StGB, (c) smí se s cizími tajemstvími seznamovat jen v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby a (d) smí zapojit další osoby jen tehdy, pokud je písemně zaváže ke stejné povinnosti mlčenlivosti a poučí je podle tohoto článku. Tento odstavec představuje závazek ve smyslu § 43e odst. 3 BRAO.

8.4. Přístup osob na straně Poskytovatele k obsahu Dat Zákazníka je omezen na nezbytné minimum a je logován. Poskytovatel přistoupí k obsahu Dat Zákazníka pouze (a) na žádost nebo pokyn Zákazníka, (b) je-li to nezbytné k odstranění vady nebo bezpečnostního incidentu, nebo (c) ukládá-li mu to právní předpis.

8.5. Obdrží-li Poskytovatel žádost orgánu veřejné moci o zpřístupnění Dat Zákazníka, postupuje podle čl. 6 DPA.

8.6. Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace, které jsou veřejně známé bez porušení této Smlouvy.

IX. Pravidla užívání

9.1. Zákazník ani Uživatelé nesmějí:

• (a) užívat Službu k jinému než sjednanému účelu, zejména ji přeprodávat nebo využívat k vývoji konkurenčního produktu;
• (b) kopírovat, upravovat, dekompilovat nebo zpětně analyzovat Aplikaci, s výjimkou rozsahu dovoleného zákonem (zejména § 66 autorského zákona);
• (c) narušovat provoz či bezpečnost Služby, obcházet bezpečnostní mechanismy nebo se pokoušet o přístup k datům jiných zákazníků;
• (d) získávat data ze Služby automatizovanými nástroji jinak než prostřednictvím zveřejněného API nebo serveru MCP v souladu s jejich dokumentací;
• (e) odstraňovat označení autorských práv a ochranných známek;
• (f) vkládat do Aplikace obsah, který je nezákonný nebo k jehož zpracování nemá Zákazník právní titul;
• (g) překračovat kapacitní limity Tarifu; Poskytovatel může uplatnit pravidla férového užívání včetně dočasného omezení výkonu, o čemž Zákazníka předem informuje, nejde-li o odvrácení bezprostředního ohrožení provozu.

9.2. Poskytovatel je oprávněn Aplikaci rozvíjet a měnit. Podstatné omezení nebo zrušení funkce, kterou Zákazník aktivně užívá, oznámí nejméně 30 dnů předem. Nesouhlasí-li Zákazník se změnou, může Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplatného.

X. Odpovědnost Zákazníka za vybrané funkce

10.1. Nahrávání. Pořizuje-li Zákazník zvukové záznamy schůzek, konzultací nebo jednání, odpovídá za to, že k tomu má právní titul, že o nahrávání předem informoval zúčastněné osoby a že nahrávání je v daném řízení přípustné.

10.2. Sledování aktivity Uživatelů. Funkce sledování aktivity a automatického návrhu výkazů pracuje lokálně na počítači Uživatele a lze ji vypnout. Používá-li ji Zákazník vůči zaměstnancům, odpovídá za soulad s pracovněprávními předpisy (zejména § 316 zákoníku práce) a s GDPR, včetně předchozího informování Uživatelů.

10.3. KYC/AML a sankce. Modul KYC/AML je nástrojem pro podporu plnění povinností Zákazníka. Zákazník zůstává povinnou osobou podle příslušných předpisů a odpovídá za hodnocení rizika, rozhodnutí o klientovi a oznamovací povinnosti. Sankční prověrka využívá fuzzy vyhledávání v seznamech EU a OSN, které se aktualizují jednou týdně; výsledky mohou obsahovat falešné shody i opomenout skutečnou shodu, zejména při odlišném přepisu jmen nebo při změně seznamů po poslední aktualizaci. Poskytovatel negarantuje, že užívání modulu zajistí soulad s právními předpisy.

10.4. Klientský portál a rezervace. Zákazník rozhoduje, kterým osobám zpřístupní klientský portál a jaký obsah v něm sdílí. Vkládá-li Zákazník rezervační widget na své webové stránky, odpovídá za informování návštěvníků svých stránek o zpracování jejich údajů.

XI. Cena a platební podmínky

11.1. Ceny Tarifů jsou uvedeny na aha.legal a v Aplikaci, v eurech a bez DPH. Fakturuje se v eurech; ceny v jiných měnách jsou pouze orientační.

11.2. K ceně se připočítává DPH v zákonné výši. U Zákazníků registrovaných k DPH v jiném členském státě EU se uplatní režim přenesení daňové povinnosti; Zákazník je povinen uvést platné DIČ.

11.3. Předplatné se hradí předem za zvolené zúčtovací období (měsíční nebo roční) a automaticky se obnovuje o další shodné období, není-li zrušeno nejpozději den před počátkem dalšího období.

11.4. Zákazník může předplatné kdykoli zrušit v nastavení účtu nebo písemným oznámením. Zrušení je účinné k poslednímu dni zaplaceného období. Poměrná část ceny za nevyčerpané období, včetně ročního předplatného, se nevrací, nestanoví-li tyto Podmínky jinak (čl. 9.2, 12.3, 13.5, 14.8, 15.2 a 16.2).

11.5. Platby zpracovává platební brána Stripe. Poskytovatel vystaví elektronický daňový doklad a zpřístupní jej v Aplikaci nebo zašle e-mailem.

11.6. Nezdaří-li se platba, Poskytovatel vyzve Zákazníka k nápravě. Není-li platba uhrazena do 14 dnů od výzvy, může Poskytovatel omezit funkčnost Služby nebo přístup pozastavit; právo Zákazníka na export Dat Zákazníka tím není dotčeno.

11.7. Poskytovatel může změnit ceny pro budoucí zúčtovací období; změnu oznámí nejméně 30 dnů předem. U ročního předplatného se změna uplatní až od nejbližšího obnovení. Nesouhlasí-li Zákazník se změnou, může předplatné ukončit ke konci běžícího období.

XII. Dostupnost, podpora, vady a zálohy

12.1. Poskytovatel poskytuje Službu s odbornou péčí a vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění její nepřetržité dostupnosti. Konkrétní úroveň dostupnosti (SLA) není sjednána. Plánovanou údržbu provádí přednostně mimo pracovní dobu a oznamuje ji nejméně 48 hodin předem, nejde-li o neodkladný bezpečnostní zásah.

12.2. Technická podpora je dostupná v pracovních dnech od 9:00 do 17:00 (SEČ/SELČ) na info@robopravnik.cz, telefonu +420 733 144 477 nebo prostřednictvím formuláře v Aplikaci. Poskytovatel reaguje nejpozději následující pracovní den.

12.3. Zákazník je oprávněn vytknout vadu Služby bez zbytečného odkladu po jejím zjištění. Poskytovatel ji odstraní v přiměřené lhůtě odpovídající její závažnosti. Neodstraní-li podstatnou vadu, která znemožňuje užívání Služby, do 15 dnů od jejího vytknutí, má Zákazník právo na přiměřenou slevu odpovídající době nedostupnosti, nebo na odstoupení od Smlouvy s vrácením poměrné části předplatného.

12.4. Ve standardním režimu Poskytovatel zálohuje Data Zákazníka nejméně jednou denně s dobou uchování záloh 30 dnů, šifrovaně a odděleně od produkčního prostředí, podle čl. 5.2.

12.5. Zjistí-li Poskytovatel porušení zabezpečení Dat Zákazníka, informuje Zákazníka bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin od zjištění, postupem podle DPA.

XIII. Odpovědnost

13.1. Poskytovatel odpovídá za to, že Služba bude poskytována s odbornou péčí a v podstatných rysech bude odpovídat své dokumentaci. Jiné záruky za jakost Poskytovatel neposkytuje.

13.2. Celková odpovědnost Poskytovatele za újmu vzniklou Zákazníkovi ze Smlouvy nebo v souvislosti s ní, včetně újmy z porušení povinnosti mlčenlivosti a povinností podle DPA, je omezena částkou odpovídající ceně uhrazené Zákazníkem za Službu za 12 měsíců bezprostředně předcházejících události, která újmu způsobila.

13.3. Poskytovatel nenahrazuje ušlý zisk, ztrátu obchodní příležitosti, ztrátu dobrého jména ani nepřímou či následnou újmu. Při ztrátě nebo poškození Dat Zákazníka je Poskytovatel povinen především obnovit data z poslední dostupné zálohy.

13.4. Omezení podle čl. 13.2 a 13.3 se neuplatní na újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, na újmu na přirozených právech člověka a v dalších případech, kdy omezení nepřipouští zákon (zejména § 2898 občanského zákoníku).

13.5. Poskytovatel neodpovídá za nedostupnost Služby způsobenou vyšší mocí, tj. mimořádnou, nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou vzniklou nezávisle na jeho vůli (zejména živelní událost, válečný nebo teroristický akt, rozsáhlý výpadek elektrické energie nebo konektivity, kybernetický útok na infrastrukturu třetích stran, zásah orgánu veřejné moci). Trvá-li taková překážka déle než 30 dnů, může kterákoli Strana Smlouvu vypovědět s okamžitou účinností a Poskytovatel vrátí poměrnou část předplatného.

13.6. Zákazník odpovídá Poskytovateli za újmu způsobenou porušením čl. 9.1 a čl. X a odškodní Poskytovatele v případě nároků třetích osob vzniklých z obsahu Dat Zákazníka nebo z jejich zpracování v rozporu s právními předpisy.

XIV. Přenositelnost dat, změna poskytovatele a ukončení

Tento článek plní požadavky kapitoly VI nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act).

14.1. Exportovatelná data. Zákazník je oprávněn kdykoli exportovat Data Zákazníka prostřednictvím exportní funkce Aplikace nebo API ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu (XML a ZIP s dokumenty v původním formátu). Exportovatelná data tvoří tyto kategorie:

• (a) klienti, kontaktní osoby, protistrany a další kontakty;
• (b) spisy a projekty včetně metadat;
• (c) výkazy práce;
• (d) faktury, přehledy, platby a podklady pro vyúčtování;
• (e) dokumenty v původním formátu včetně adresářové struktury a metadat, a šablony WordForge;
• (f) úkoly, tikety, podúkoly, interní chaty a e-mailová vlákna propojená se spisy;
• (g) kalendářní události a rezervace;
• (h) poznámky, rešerše a znalostní báze;
• (i) KYC/AML spisy včetně nahraných dokladů, výsledků prověrek a záznamů o kontrole;
• (j) prověrky střetu zájmů a jejich schválení;
• (k) portfolio duševního vlastnictví a evidence smluv;
• (l) provozní náklady a účtenky;
• (m) Uživatelé, role a nastavení organizace;
• (n) auditní záznamy o aktivitách v organizaci.

Exportovatelná data nezahrnují software a dokumentaci Poskytovatele, bezpečnostní logy Poskytovatele, šifrovací klíče a otisky hesel ani data jiných zákazníků.

14.2. Informace o formátech. Popis exportních formátů a datových struktur je průběžně aktualizován a dostupný v Aplikaci na adrese https://aha.legal/administration/import/ a bez registrace v demu na https://aha.legal/demo/. Na žádost poskytne Poskytovatel informace o postupech přenosu a jeho známých technických omezeních.

14.3. Výpověď a žádost o přechod. Zákazník může Smlouvu vypovědět, a to i za účelem přechodu k jinému poskytovateli nebo na vlastní infrastrukturu. Výpovědní doba činí nejvýše dva měsíce; Zákazník může ve výpovědi zvolit kratší dobu. U měsíčního nebo ročního předplatného lze předplatné rovněž zrušit podle čl. 11.4.

14.4. Přechodové období. Po skončení výpovědní doby poskytne Poskytovatel Zákazníkovi přechodové období 30 kalendářních dnů, během kterého mu poskytne přístup ke Službě v rozsahu nezbytném pro export a přiměřenou součinnost při přechodu. Je-li přechod v této lhůtě technicky neproveditelný, oznámí to Poskytovatel Zákazníkovi do 14 pracovních dnů od podání žádosti, odůvodní to a stanoví náhradní přechodové období nejvýše 7 měsíců. Zákazník může přechodové období jednou prodloužit o dobu, kterou považuje za vhodnější pro své účely.

14.5. Období pro vyzvednutí dat. Po skončení přechodového období jsou Data Zákazníka dostupná k vyzvednutí po dobu dalších 30 kalendářních dnů.

14.6. Výmaz. Po uplynutí období pro vyzvednutí dat Poskytovatel Data Zákazníka úplně smaže z produkčního prostředí do 30 dnů a ze záloh uplynutím doby uchování záloh podle čl. 12.4. Poskytovatel může ponechat údaje nutné k plnění svých zákonných povinností (zejména daňové doklady) a k ochraně svých práv; tyto údaje nejsou Daty Zákazníka.

14.7. Bezplatnost. Export dat a součinnost při přechodu jsou bezplatné. Zpoplatnit lze pouze doplňkové služby výslovně objednané nad rámec tohoto článku (např. konverze do nestandardního formátu nebo migraci provedenou Poskytovatelem), a to na základě samostatné nabídky.

14.8. Ukončení Poskytovatelem. Poskytovatel může Smlouvu vypovědět s výpovědní dobou dvou měsíců. Od Smlouvy může odstoupit s okamžitou účinností při podstatném porušení Smlouvy Zákazníkem, které Zákazník neodstraní do 15 dnů od výzvy. Ukončí-li Poskytovatel Smlouvu bez zavinění Zákazníka, vrátí poměrnou část uhrazeného předplatného. I v těchto případech platí čl. 14.4 až 14.6.

14.9. Pozastavení. Poskytovatel může přístup ke Službě pozastavit s okamžitou účinností při bezprostředním ohrožení bezpečnosti Služby nebo dat jiných zákazníků nebo při závažném protiprávním jednání Zákazníka. O pozastavení Zákazníka neprodleně informuje; pozastavení trvá jen po nezbytnou dobu.

14.10. Ustanovení, která svou povahou přetrvávají ukončení Smlouvy, zůstávají v platnosti, zejména čl. VII, VIII, XIII a XIV.

XV. Ochrana osobních údajů

15.1. Ve vztahu k osobním údajům v Datech Zákazníka je Zákazník správcem a Poskytovatel zpracovatelem. Jejich vztah upravuje DPA včetně seznamu poddodavatelů a technických a organizačních opatření.

15.2. Zamýšlenou změnu poddodavatelů oznámí Poskytovatel nejméně 30 dnů předem postupem podle DPA. Nevyhoví-li Poskytovatel odůvodněné námitce Zákazníka, může Zákazník Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplatného.

15.3. Údaje o Zákazníkovi a Uživatelích, které Poskytovatel zpracovává pro správu účtu, fakturaci, platby, podporu a zabezpečení, zpracovává Poskytovatel jako správce podle Zásad zpracování osobních údajů zveřejněných na aha.legal/privacy.

XVI. Změny Podmínek

16.1. Poskytovatel může tyto Podmínky v přiměřeném rozsahu měnit, zejména z důvodu změny právní úpravy, rozvoje Služby nebo změny provozních podmínek. Změnu oznámí Zákazníkovi e-mailem nejméně 30 dnů před její účinností.

16.2. Nesouhlasí-li Zákazník se změnou, může Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny s nárokem na vrácení poměrné části předplatného. Nevypoví-li Smlouvu do tohoto dne, platí, že změnu přijal.

16.3. Změny cen se řídí čl. 11.7.

XVII. Doručování

17.1. Korespondence se doručuje elektronickou poštou na adresy uvedené v uživatelském účtu (u Poskytovatele info@robopravnik.cz), případně osobně či poštou na adresu sídla.

17.2. E-mail se považuje za doručený následující pracovní den po odeslání, není-li prokázáno dřívější doručení nebo nedoručitelnost. Poštovní zásilka se považuje za doručenou třetí pracovní den po odeslání, u zahraniční adresy patnáctý pracovní den.

17.3. Strany jsou povinny oznámit změnu kontaktních údajů bez zbytečného odkladu.

XVIII. Závěrečná ustanovení

18.1. Zákazník nesmí postoupit Smlouvu ani pohledávky z ní bez písemného souhlasu Poskytovatele. Poskytovatel může postoupit Smlouvu na nabyvatele podniku nebo jeho části, pod kterou je Služba provozována; o postoupení informuje nejméně 30 dnů předem a Zákazník může v této lhůtě Smlouvu vypovědět.

18.2. Smlouva se řídí právem České republiky s vyloučením kolizních norem. Ke sporům jsou příslušné soudy České republiky, místně příslušný je obecný soud Poskytovatele (§ 89a občanského soudního řádu); u Zákazníků se sídlem v jiném členském státě EU jde o dohodu o příslušnosti podle čl. 25 nařízení (EU) č. 1215/2012.

18.3. Je-li některé ustanovení neplatné nebo neúčinné, ostatní ustanovení tím nejsou dotčena; namísto něj platí ustanovení, jehož smysl se mu nejvíce blíží.

18.4. Poskytovatel může uvádět obchodní firmu a logo Zákazníka jako referenci pouze s předchozím souhlasem Zákazníka. Informace o klientech Zákazníka ani o obsahu Dat Zákazníka nikdy neuvádí.

18.5. Tyto Podmínky jsou vyhotoveny v češtině. Překlady do jiných jazyků mají informativní povahu; v případě rozporu má přednost česká verze.

18.6. Přechodné ustanovení – předběžný provoz. Do dne zahájení komerčního provozu, který Poskytovatel oznámí na aha.legal a e-mailem, je Služba poskytována v předběžném provozu. V této době se neúčtuje žádná cena, funkce se mohou bez předchozího oznámení měnit či dočasně nefungovat a lhůty podle čl. 9.2 a 12.1 se neuplatní. Ostatní ustanovení, zejména čl. VII, VIII, XIV a DPA, platí v plném rozsahu.

18.7. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dne 27. 10. 2026.

---